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オフィスのパーパーレス化のなかで

1998年の電子帳簿保存法、2001年の電子署名法、2005年のe-文書法は、日本のペーパーレス化を押し進めるとともにオフィス内でのデジタル化を求める動きが活発化されるキッカケにもなりつつあるようです。

とは言いましても、日本のデジタル化に向けての足並みは、諸外国から比較いたしますと実際には大きな遅れをとっていることが現実問題として掲げられているようなのです。

多くの企業では電子契約の運用に関する普及などが取り組まれているようですが、皆さんのオフィス内ではどのようなペーパーレス化が進められているでしょうか。

日々のコピー機の使用頻度を削減したり、FAXを送信する前に電子メールで代用できないかどうか一歩踏みとどまってみたりするなかで、皆さんの働き方にも大きな影響を与えていると言えるようです。

オフィスのペーパーレス化に向けて

オフィスのペーパーレス化を進めていくためには、社内の人間だけで解決できるかと言いますとなかなかYESと返答できるような会社はみつからないのかもしれません。

社内のペーパーレス化には、セキュリティの設定や法や税に関する知識が必要とされたり、第一に通常の業務をストップさせない状況下でペーパーレスなオフィスへと環境の変化を促さなくてはならないとなりますと、専門知識の他にも社内業務の全体を見渡せるような経験と知識が必要不可欠ともなるようなのです。

たとえばペーパーレス化を推進するからといって、突然オフィスからコピー機が排除されてしまったら、多くの従業員は困惑するのではないでしょうか。

業務の内容や全体を見渡しながら、日々の作業が滞ることなくペーパーレス化が進められるためには、オフィスのペーパーレス化を進めるにあたっての専門家のサポートが重要とされているようです。

「ごみ」の回収とリサイクル

皆さんが普段から「ごみ」であると判断してゴミ箱に廃棄しているもの、実は皆さんの判断次第では「資源」になったりもするようです。

たとえば生ごみ。生ごみを資源化するには、その扱いは多少面倒な部分はありますが、扱い方によっては十分に野菜や花々などの植物を育てるための肥料となるでしょう。

またオフィスなどでコピー機を使って大量に作成した資料の山をごみ箱に入れるのは簡単ですが、企業やオフィスビルで紙リサイクルを考え直すことで、ごみが資源として活用されるようになると言われております。実際にはリサイクルネックとなっているのは、リサイクルにだされた品々の運搬にかかる人件費や運搬費用にあるようです。

さらにはリサイクルするためのゴミを回収した際の回収場所の確保などに多くの問題点が浮上しているようなのです。

コピー機を使ってできること

最近ではよく見かけるようになったコピー機ですが、上手く使えていないという人もいるかもしれません。コピー機というのはコピーだけではなく、いろいろな機能を持った機械として知られています。どのような機能があるのかチェックしておきましょう。

最も一般的なのはコピー機能であり、既存の用紙原稿を印刷する機能のことを言います。この機能を使用すれば原稿を他の用紙に複数枚写すことができるため、職場や学校などで多く使用されているのです。パソコンで作成したデータを用紙に出力するのがプリンタ機能であり、プリントアウトとよばれることもあります。

他にも電話回線経由で遠隔地に画像を送信するファックス機能や、紙の書類をデータ化するスキャン機能といったものがよく知られています。

パソコン故障かな「ケーブル」

パソコンを使用していて、なんだか調子がおかしい。故障かななどと感じたら、まずは再起動を試みる方が多いのではないでしょうか。それでも問題の解決に至らなかった場合、キーボードやマウス、スピーカーなどの接続部分の確認もしてみましょう。

実際にパソコンの電源が切になっている状態でコンセントを抜いてみることなどで、電源まわりの不具合を確認することもできるようなのです。

実際にキーボードやマウスを接続しているUSBの不具合であったり、Bluetoothの接続の問題であったりするケースもみられるようですので、ケーブルの接続具合を定期点検することもメンテナンスとして試みることもよいかもしれません。同時に周辺のお掃除も兼ねるのではないでしょうか。

ディスプレイの選び方「ブルーライト」

液晶ディスプレイが発するブルーライトは、眼の網膜の奥にまで達し脳を刺激するとして、長時間のパソコン作業が睡眠障害につながっている方もいらっしゃるようなのです。ディスプレイのブルーライトを軽減するためのブルーライト対策保護フィルムやブルーライト対策の眼鏡などを活用して疲れ目対策をを行っている方も多いようです。最近のディスプレイには、従来品から比較するとブルーライトを提言した製品が多く出回っているようですので、ディスプレイの購入時には量販店などで実物の画面の表示を確認するとともにスペックなどを確認しておきましょう。一般的には「グレア液晶」よりも「ノングレア液晶」の方が、疲れ目を軽減させるなどとも言われているようです。

パソコンの歴史と電卓「CPU」

パソコンの歴史を紐解いていきますと「電卓」の存在と結びついていくようにも見えますが、現代におきまして皆さんが手にされているパソコンと電卓を比較していきますと、その機能や性能の違いは歴然としているのではないでしょうか。パソコンは電卓のように計算をする機能をもっておりますが、その他にもメールの送受信を行ったり、写真や動画、イラストなどを編集したり、WEBページを構築したり、電卓とはことなる多様な特性をもっているのがパソコンであるとも言えそうです。パソコンの歴史を紐解いていきますと、電卓と結びついていきますのは、パソコンの頭脳とも言われているCPUの発明が、もとは電卓の開発から作られたものであったからのようなのです。

デスクトップとプラズマ

パソコンのディスプレイにプラズマディスプレイが普及しなかった理由をみていきましょう。これまでにプラズマテレビは登場してきましたが、パソコン用のディスプレイにプラズマが登場しない理由の1つとして、パソコンのディスプレイには、テレビよりも高い解像度が必要とされているようなのです。これまでに大画面用として開発されてきたプラズマは、パソコンのディスプレイ向きではないということが大きな理由であるとされているようです。またプラズマディスプレイの特徴として、比較的消費電力が高いことなどが知られているようです。パソコンのディスプレイをデスクトップと呼ぶ方もいらっしゃるようですが、デスクトップとは「机の上」をあらわすワードであるようです。

ブラインドタッチの上達と作業効率のアップ

パソコンの作業効率をアップさせるためには、キーボード入力のブラインドタッチが重要であると考えられているようです。キーボードの操作をする際に、手もとを確認せずにタイピングすることで、入力ミスを防ぐことができたり、参考資料など他の媒体からの情報を目で確認することに大きなメリットがあるようなのです。ブラインドタッチを習得するためには、キーボードを打つ指の基本ポジションとして正確な「ホームポジション」を身に付けることが重要とされているようなのです。皆さんはタイピングをするときに、ホームポジションを意識して文字や数字を入力されていらっしゃいますか。タイピングの練習ソフトとしてオンラインサービスなどもあるようですので、うまく活用しながら、パソコン操作の作業効率をアップさせていきましょう。